Datenschutzrichtlinie in Bezug auf Stakeholder
1. Zusicherungen von Amorim Cork Flooring, S.A.
Amorim Cork Flooring, S.A. verpflichtet sich gegenüber seinen Stakeholdern, ihre Privatsphäre zu wahren und ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Amorim Cork Flooring, S.A. Bittet Sie, diese Datenschutzrichtlinie und ihre jeweiligen Aktualisierungen zu lesen.
2. Die für die Datenverarbeitung zuständige Stelle und die mit dem Datenschutz betraute Stelle
Die für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zuständige Stelle ist das Unternehmen Amorim Cork Flooring, S.A., das eine Dienstleistung erbringt oder Ihnen ein Produkt liefert und in diesem Rahmen entscheidet, welche Daten erfasst werden, welche Daten verarbeitet werden und für welche Zwecke diese Daten verwendet werden.
Amorim Cork Flooring, SA hat einen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer - DPO), der (i) die Einhaltung der auf die Verarbeitung von Daten anwendbaren Standards überwacht, (ii) der Ansprechpartner für den Stakeholder für jedwede Fragen ist, (iii) mit der zuständigen Datenschutzbehörde zusammenarbeitet, ( iv) Informationen zur Verfügung stellt und den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter in Bezug auf dessen Verpflichtungen im Bereich Privatsphäre und Datenschutz berät.
3. Persönliche Daten, Inhaber personenbezogener Daten und Kategorien personenbezogener Daten
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Informationen jeglicher Art und auf jedem Datenträger, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Person gilt als identifizierbar, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann, beispielsweise anhand ihres Namens, ihrer Identifikationsnummer, ihrer Standortdaten, ihres elektronischen Identifikators oder anderer Elemente, die die Identifizierung dieser natürlichen Person möglich machen.
Wer sind die Inhaber von personenbezogenen Daten?
Der Stakeholder - eine natürliche Person, auf die sich die Daten beziehen und die Dienstleistungen oder Produkte von Amorim Cork Flooring, S.A. In Anspruch genommen hat. Ein Stakeholder von Amorim Cork Flooring, S.A. ist zum Beispiel eine Kontaktperson, mit der ein Vertrag abgeschlossen wurde, im Rahmen dessen eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wird. Zur Gruppe der Stakeholder gehören auch Kontaktpersonen, die Ziel von Werbekampagnen oder Werbeangeboten von Amorim Cork Flooring, S.A. sein können, sowie diejenigen, die Informationen über die von Amorim Cork Flooring, S.A. vermarkteten Produkte und Dienstleistungen anfordern.
In diesem Zusammenhang informiert die Firma Amorim Cork Flooring, S.A. hiermit, dass sie auch die persönlichen Daten dieser Stakeholder schützt und deren Rechte achtet.
Welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Identifikationsdaten Beispiele
Identifikation und Kontaktdaten Name; Unternehmen; Adresse; Telefon; Mobiltelefon; Fax; E-Mail-Adresse; berufliche Position.
Profil Kunden oder potenzielle Kunden können anhand ihres Nutzungsprofils in Bezug auf die Produkte von Amorim Cork Flooring, S.A identifiziert werden (Beispiele: Architekt, Designer, Installateur, Bauherr, Endbenutzer usw.)
4. Grundlagen, Zwecke und Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten
Auf welchen Grundlagen kann Amorim Cork Flooring, S.A. Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten?
Einwilligung: Wenn Sie Ihre ausdrückliche vorherige Einwilligung gegeben haben - schriftlich, mündlich oder durch die Validierung einer Option - und wenn diese Einwilligung frei, informiert, spezifisch und eindeutig ist. Beispiele sind Ihre Einwilligung zum Senden von Direktmarketing-Nachrichten, Festlegen von Profilen, Aufzeichnen von Anrufen; oder
Vertragsausführung und vorvertragliche Verfahren: Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Unterzeichnung, Erfüllung und Verwaltung von mit Amorim Cork Flooring, S.A. zwecks Informationsanfrage, Vorbereitung von Dienstleistungsangeboten, Erbringung von Dienstleistungen, Verwaltung von Kontakten/ Beschwerden, Rechnungsstellung/Inkasso/Zahlungen abgeschlossenen Verträgen erfolgt; oder
Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung: Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten notwendig ist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, an die Amorim Cork Flooring, S.A. Gebunden ist, z.B. die Übermittlung von Daten an die Polizei- oder Justizbehörden oder an Steuer- oder Regulierungsbehörden; oder
Berechtigtes Interesse: Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten einem berechtigten Interesse von Amorim Cork Flooring, S.A. oder Dritten entspricht, z.B. die Verbesserung der Qualität der angebotenen Dienstleistungen, die Aufdeckung von Betrug, falls die Gründe für ihre Verwendung Vorrang vor den Rechten der Inhaber der Daten haben sollten).
Für welche Zwecke und für welchen Zeitraum verarbeitet Amorim Cork Flooring, S.A. Ihre personenbezogenen Daten?
Amorim Cork Flooring, S.A. verarbeitet Ihre persönlichen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des festgelegten Zwecks erforderlich ist, oder bis Sie Ihr Recht auf Widerspruch oder Ihr Recht auf Vergessenwerden in Anspruch nehmen oder Ihre Einwilligung widerrufen, je nach anwendbarem Kontext. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist wird Amorim Cork Flooring, S.A. die Daten löschen oder anonymisieren, es sei denn, die Daten müssen für einen anderen Zweck aufbewahrt werden, der möglicherweise noch besteht.
Zwecke Beispiele
Verkaufsmarketing und institutionelle Kommunikation Vermarktung oder Verkauf neuer Produkte oder Dienstleistungen
Analyse von Verbrauchsprofilen
Anpassung und Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen
Versand von institutionellen Informationen über die Firma Amorim Cork Flooring, S.A. und ihre Geschäftsbereiche - Bildungsinitiativen / Bewusstsein für die Branche, Aktivitäten und Produkte
Kundenmanagement und Leistungserbringung Verwaltung von Kontakten, Informationen oder Aufträgen
Beschwerdemanagement
Abrechnung, Inkasso und Zahlungsabwicklung
Mitteilungen im Rahmen des Vertragsverhältnisses.
Buchhaltung, Steuern und Verwaltungsmanagement Buchhaltung, Abrechnung
Verwaltung von Provisionen
Steuerinformationen, einschließlich der Übermittlung von Informationen an die Steuerbehörden.
Rechtsstreitmanagement Gerichtliche und außergerichtliche Beitreibung
Management anderer Rechtsstreitigkeiten.
Kontrolle der physischen Sicherheit Videoüberwachung von Räumlichkeiten
Was sind die Fristen für die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten?
Amorim Cork Flooring, S.A. verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Zwecken, für die sie verarbeitet werden. Es gibt Fälle, in denen das Gesetz die Verarbeitung und Speicherung von Daten für einen Mindestzeitraum vorschreibt, z. B. bei Daten, die notwendig sind, um die Steuerbehörden für buchhalterische oder steuerliche Zwecke zu informieren, oder Daten für die kaufmännische Buchführung, die 10 Jahre aufbewahrt werden müssen und Daten zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, die für 7 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Wenn jedoch keine spezifische rechtliche Verpflichtung besteht, werden die Daten nur für den Zeitraum verarbeitet, der zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, die zur ursprünglichen Datenerhebung und -speicherung geführt haben, und immer in Übereinstimmung mit den Gesetzen, Richtlinien und Entscheidungen der portugiesischen Datenschutzbehörde CNPD.
Daraus folgt, dass:
Amorim Cork Flooring, S.A. Ihre personenbezogenen Daten für den Zeitraum verarbeiten und speichern wird, in dem sie eine vertragliche Beziehung zu Ihnen unterhält.
Die Firma Amorim Cork Flooring, S.A. die Aufnahmen von Bildern und Ihre persönlichen Daten im Zusammenhang mit der Videoüberwachung ihrer Räumlichkeiten nur für einen Zeitraum von maximal 30 Tagen aufbewahren wird.
Amorim Cork Flooring, S.A. andere personenbezogene Daten für Zeiträume aufbewahren kann, die länger als die Dauer des Vertragsverhältnisses sind, entweder aufgrund Ihrer Einwilligung, oder um Rechte oder Pflichten im Zusammenhang mit dem Vertrag zu gewährleisten, oder weil berechtigte Interessen dies rechtfertigen, aber immer nur für die jeweilige Frist, die zur Erreichung der jeweiligen Zwecke und in Übereinstimmung mit den Leitlinien und Entscheidungen der CNPD unbedingt erforderlich ist.
5. Art und Zeitpunkt der Erfassung personenbezogener Daten
Wann und wie werden wir Ihre persönlichen Daten erfassen?
Wir erfassen personenbezogene Daten mit Ihrer Zustimmung oder wenn Sie eine Geschäftsbeziehung mit Amorim Cork Flooring, S.A. eingehen.
Die Erhebung der Daten kann mündlich, schriftlich oder über die Website von Amorim Cork Flooring, S.A. erfolgen.
6. Rechte des Inhabers der personenbezogenen Daten
Welche Rechte haben Sie?
Recht auf Zugang - Das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, welche Ihrer personenbezogenen Daten verarbeitet werden und z.B. Informationen dazu, welche Zwecke die Datenverarbeitung hat, welche Aufbewahrungsfristen gelten, unter anderem.
Das Recht, eine Kopie der Daten zu sehen / zu hören oder zu erhalten, z. B. von Rechnungen, schriftlichen Vereinbarungen oder Anrufen, im Rahmen derer Sie eine intervenierende Partei sind und die aufgezeichnet werden.
Recht auf Berichtigung - Das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten wie Adresse, Steueridentifikationsnummer (NIF), E-Mail-Adresse, Telefonkontakte oder andere zu verlangen.
Recht auf Löschung der Daten oder „Recht auf Vergessenwerden“ - Das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern keine stichhaltigen Gründe für ihre Aufbewahrung vorliegen, z.B. Fälle, in denen Amorim Cork Flooring, S.A. die Daten zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung aufbewahren muss oder weil ein rechtliches Verfahren eingeleitet wurde.
Recht auf Portabilität - Das Recht, die Daten, die Sie uns in einem geläufig verwendeten digitalen, automatisch lesbaren Format übermittelt haben, zu erhalten oder die direkte Übermittlung Ihrer Daten an eine andere Stelle zu beantragen, die ab diesem Zeitpunkt für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich ist, jedoch nur, wenn dies technisch möglich ist.
Recht, die Einwilligung zurückzuziehen oder Widerspruch zu erheben - Das Recht, sich der Speicherung der Daten zu widersetzen oder die Einwilligung zu jedem Zeitpunkt der Datenverarbeitung zurückzuziehen, z.B. im Falle der Datenverarbeitung zu Marketingzwecken, sofern keine legitimen Interessen bestehen, die Vorrang vor Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten haben, wie die Verteidigung eines Rechts in einem gerichtlichen Verfahren.
Recht auf Beschränkung - Das Recht, die Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, in Form von: (i) Aussetzung der Verarbeitung oder (ii) Einschränkung des Umfangs der Verarbeitung auf bestimmte Datenkategorien oder Verarbeitungszwecke.
Automatisiertes Profil und Entscheidungen - Amorim Cork Flooring, S.A. kann Profile von Stakeholdern erstellen, z.B. auf der Grundlage ihrer Präferenzen oder persönlichen Interessen, insbesondere zur Erbringung von Dienstleistungen, um die Qualität und Erfahrung von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern oder direkte Marketing-Kommunikation zu betreiben, sofern diese Verarbeitung für die Unterzeichnung oder die Ausführung des Vertrages zwischen den Inhabern der Daten und Amorim Cork Flooring, S.A. erforderlich ist oder auf der Zustimmung des Inhabers der Daten beruht.
Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich der Verarbeitung von Profilen, ausschließlich automatisch (ohne menschliches Zutun) erfolgt und Auswirkungen auf Ihre Rechtssphäre haben oder Sie erheblich betreffen kann, haben Sie das Recht, auf der Grundlage dieser Verarbeitung keine Entscheidung zu treffen , mit Ausnahme der gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen, und das Recht, sicherzustellen, dass Amorim Cork Flooring, S.A. geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer Rechte und Freiheiten und legitimen Interessen ergreift, einschließlich des Rechts auf menschliche Intervention in den Entscheidungsprozess von Amorim Cork Flooring, S.A., das Recht, Ihre Meinung zu äußern oder die auf der Grundlage der automatischen Verarbeitung von personenbezogenen Daten getroffene Entscheidung anzufechten.
Recht auf Beschwerde - Das Recht, über die Firma oder den DPO hinaus Beschwerde bei der Datenschutzbehörde CNPD einzulegen.
Wir können Sie Ihre Rechte geltend machen?
Die Ausübung von Rechten ist kostenlos, außer im Falle eines offensichtlich unbegründeten oder unverhältnismäßigen Antrags, in welchem Fall eine angemessene Gebühr in Abhängigkeit von den Kosten erhoben werden kann.
Die Informationen müssen schriftlich zur Verfügung gestellt werden, können aber auf Anfrage auch mündlich erteilt werden. In diesem Fall muss Amorim Cork Flooring, S.A. Ihre Identität mit einer anderen als anhand einer mündlichen Überprüfung verifizieren.
Die Antwort auf Anfragen muss innerhalb von maximal 30 Tagen erfolgen, es sei denn, es handelt sich um eine besonders komplexe Anfrage.
Bitte senden Sie jedwede Anfragen an die folgende Adresse:
Datenschutzbeauftragter
Amorim Cork Flooring, S.A.
Rua do Ribeirinho, nº 202. Apartado 13 4536 - 907 S.Paio Oleiros
Portugal
Email: dpo@amorim.com
7. Übermittlung personenbezogener Daten
Unter welchen Umständen werden Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen, Auftragsverarbeiter oder Dritte weitergegeben?
Ihre Daten können an Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, damit diese im Namen von Amorim Cork Flooring, S.A. verarbeitet werden. In diesem Fall trifft Amorim Cork Flooring, S.A. die erforderlichen vertraglichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten der Stakeholder achten und schützen.
Daten können auch an Dritte weitergegeben werden - an andere Stellen als Amorim Cork Flooring, S.A. oder Auftragsverarbeiter -, wenn der Inhaber der Daten seine Einwilligung zu diesem Zweck gegeben hat, oder an Stellen, denen die Daten von Gesetz wegen mitgeteilt werden müssen, wie die Steuerbehörde.
Unter welchen Umständen übermittelt Amorim Cork Flooring, S.A. Ihre Daten in ein Drittland?
Amorim Cork Flooring, S.A. Muss Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union übermitteln, das nicht in der Liste der Länder aufgeführt ist, für die die EU bereits erklärt hat, dass sie ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. In solchen Fällen wird Amorim Cork Flooring, S.A. sicherstellen, dass Datenübertragungen in strikter Übereinstimmung mit den anwendbaren gesetzlichen Standards durchgeführt werden.
25. Mai 2018